一、校内报告流程：相关团组在OA系统递交出访请示，需同时提供出访人员名单，出访日程表，邀请信原件（邀请信是否需要原件请具体查询省外办官网因公签证要求）及译文，经费预算，经费来源。校内转文结束后由校外事发文，相关校领导签发后发文至体育局。
二、发文：党政办外事向省体育局报文，需同时提供出访人员名单，出访日程表，邀请信复印件及译文，因公临时出国任务和预算审批意见表（计财处），公示结果，因公临时出国人员备案表（人事处）。
三、体育局内转文：送一份文件给体育局办公室宋老师，一份文件给体育局外事处张老师（51889019），催件和转文进度咨询宋老师（51889100），如收到回复的省体育局办文单请速与体育局外事处联系。
四、报批：体育局外事处将文件电子版发外事处，如是省内双跨团组，需告知外事处出具双跨征求意见函，连同地方所需相关材料一同发给地方办理外办同意函及备案表后才能上报省外办。
五、护照：提供出访人员的出生地户籍地和身份证号码电子版表格给体育局外事处，准备白底小两寸护照照片2张（背后铅笔写名字），身份证正面复印件一张（剪好），在职证明（团组中未成年人或者户籍地在外地的成员）送至体育局外事处。
所有单位必须留存出国人员的护照复印件或者扫描件，查看团组人员是否有半年以上有效护照。团组成员中只要有人需要新办护照，所有团组成员都必须提供新办护照材料。
新办护照人员带身份证原件在工作日期间上午9:00-11:00，下午14:00-16:30去江苏省外办办证大厅进行电子因公护照指纹录入。
地址:南京市汉中门大街145号，省政务中心二楼F区
电话:025-83666590，
对外办公时间：法定工作日上午9:00-12:00 下午13:30-17:00，
办理业务取号时间：上午08:45—11:20，下午：13:20—16:20
六、签证：各个国家需要准备的签证材料各不相同，需严格按照省外办网站上世界各国因公签证申办指南准备相应的签证材料交给外事专办员办理签证手续。（签证表签名必须本人签，信息必须填写完全并属实，否则被拒签或不能正常出签概不负责）
注：
1、办理所有出访手续时有相关疑问可以加体院外事群（群号494084299）或者电话咨询党政办外事（847551047）。
2、所有需要组团单位准备的材料最好在往体育局报文时一同提供，统一用文件袋装好并标注**人赴**团组名称，照片背面用铅笔或圆珠笔写上名字以免污染照片。